Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау қызметі бөлімі туралы ақпарат

 

Құжаттамамен қамтамасыз ету және бақылау қызметі бөлімі университет ректорының 06.09.2007-дегі №295-ок бұйрығы негізінде Персоналды басқару департаментінің құрылымдық бөлімшесі ретінде құрылған.
Құжаттамамен қамтамасыз ету және бақылау қызметі бөлімінің жетекшісі Персоналды басқару департаментінің директорына тікелей бағынады. Бөлім құрамына канцелярия, машиналық жазба бюросы, мұрағат кіреді.
Бөлімнің негізгі міндеттері:
1. университетте құжаттармен жұмыс істеудің түрлері мен әдістерін жетілдіру;
2. бірыңғай тәртіптегі құжаттаманы қамтамасыз ету, құжаттамамен жұмыс істеуді ұйымдастыру, ақпараттық-іздестіру жүйелерін құру және оны жүргізу, құжаттардың орындалуын бақылау және оларды университеттің ведомстволық мұрағатына жіберу үшін даярлау; университеттегі құжат айналымының көлемін азайту; құжаттармен жұмыс кезінде жаңа технологиялық үрдістерді әзірлеу мен оларды енгізу және құжат құрамы мен ақпараттық көрсеткіштердің бір ретке келтірілуін есепке ала отырып, ұйымдық және есептегіш техникаларды пайдалану негізінде құжаттық ақпараттармен жұмыс істеу.
Бөлім келесі қызметтерді жүзеге асырады:
• құжаттармен басқы өңдеу жұмыстарын, алдын-ала қарастыру, тіркеу, есепке алу, сақтау, құжаттардың жіберілуі және жеткізілуі және оларды қабылдау, факс арқылы құжаттардың жіберілуі тәрізді жұмыстарын жүргізеді;
• университет басшылығымен кіріс құжаттарының уақтылы қарастырылуын ұйымдастырады, университет басшылығымен қол қоятын құжаттардың рәсімделуіне бақылау жасайды;
• құжаттардың уақтылы орындалуына қадағалау жүргізеді, университет басшылығына құжаттардың орындалу нәтижелері туралы уақтылы ақпарат беріп отырады;
• бақылаушы-анықтамалық картотека құрады және оны жүргізеді; құжаттарды теріп басу, көшірме жасау және оларды көбейту сияқты жұмыстарын ұйымдастырады; іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықтарды және құжаттама жасау мен құжаттаманы басқару бойынша басқа да нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлейді;
• университеттің істер номенклатурасын құрады, істердің жедел сақталуын және белгіленген тәртіпте жеке мұрағатқа жөнелткенге дейін олардың пайдалануын қамтамасыз етеді; құжаттармен жұмыс істеудің түрлері мен әдістерін жетілдіру және құжаттардың орындалу тәртібін арттыру бойынша шараларды ұйымдастырады; құрылымдық бөлімшелердегі істердің дұрыс құрылуы мен рәсімделуіне бақылау жүргізеді, сақталатын және жойылатын құжаттарды таңдау мақсатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргізеді;
• бөлім қызметкерлерінің іскерлік біліктілігін арттыру жұмыстарын ұйымдастырады, құжаттама жүргізу мен құжаттаманы басқару мәселелері бойынша жиналыс-семинарлары мен кеңестер өткізеді;
• электронды құжат айналымы жүйелеріндегі жұмысты ұйымдастырады.
Шығармашылық қызметінің болашағы – басқарудың барлық салаларын құжаттамамен қамтамасыз етуде университетте бірыңғай ақпараттық кеңістік құрылуына мүмкіндік беретін ақпараттық технологиялардың кешенді енгізілуі негізінде іс қағаздарын жүргізуді автоматтандыру жүйесіне енгізу және оның мемлекеттік тілге көшірілуі.
Университетте басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің автоматтандыру жобасын жүзеге асыру үшін Электронды құжат айналымының Тұжырымдамасы мен электронды құжат айналымын ұйымдастыру Ережесі әзірленді.

Бөлім жетекшісі – п.ғ.д., доцент Мүлікова Салтанат Алтайқызы
Аға инспектор – Луконина Александра Александровна
Іс қағаздарын жүргізуші - Каницкая Тамара Иосифовна
Мұрағат меңгерушісі – Бикенова Сәния Исабекқызы
Тел. факс 441632